視訊會議的完美設定

2018-07-12

如果你已下載了Zoom。做得好!這意味著您已擁有80%的完美視訊可能性了。那其他20%是什麼呢?嗯,這取決於你。剩下的部分是您創建專業外觀、背景和演示文稿的能力。我們來幫忙!我們來討論有效視訊通信的一些重要提示…

視頻和音頻

首先,來看看您的視訊和音訊吧。

  • 除非您的服裝或背景非常不合適或會分散與會者注意力,否則請打開視訊。視訊對於建立虛擬通信的信任和參與非常重要。不要因為今天糟糕的髮型而跳過這一步。
  • 在會議前測試您的視訊和音訊 點擊測試
  • 看著鏡頭。這需要習慣,因為你也想看到其他與會者的面孔(而且,你也想看看自己的臉),當你說話時試著看著鏡頭。這樣的運作模式可以模擬如同親臨般的切身感受。通過觀察畫面來衡量反應很重要,但是通過注意視訊鏡頭來交替觀察,會讓與會者感覺你真的和他們說話。
  • 請嘗試使用高品質的視訊鏡頭和耳機,取代電腦的內建鏡頭。Zoom與內建設備的相容性很好,但如有更高規格的外接設備,Zoom可以提供更佳的視訊品質。
  • 如果鏡頭的擺設位置太低或太高,請調整您的鏡頭擺放位置。視訊鏡頭的理想位置應該在視線水平的位置。
  • 以有線網路取代無線網路。當然Zoom同樣適用於無線網路和3G,但有線的網路品質是最穩定的。或確保您有穩定的Wi-Fi。

要有禮貌!

禮儀是現今社會必須符合的社會規範。無論是虛擬或是面對面的商務會議皆需符合一些禮貌原則。

  • 會議期間不要吃飯! 想像一下,如果在大螢幕上看到有人正在吸食他的義大利麵條會有多麼的驚人。如果可以的話,在會議結束後再吃吧。
  • 即使你很想,也不要在視訊會議的同時做其他事。如果非得這樣,至少設定靜音。
  • 參加別人的會議不需過度準備,但盡量準時,事先進行會議大綱的了解。
  • 避免不雅行為-禁止抓腋下、摳鼻子等等不雅行為。我們看得見你!

通訊環境

你周圍的環境表達了很多事情。盡量傳達你想表現的資訊。

  • 一堆髒衣服,一個凌亂的的床等等給人不專業的印象,讓人覺得不值得信賴。整理您的環境並顯示簡單的背景(平面牆,盆栽植物或書架便給人良好的印象)。Zoom還提供虛擬背景,提供您更好的偽裝。
  • 燈光與鏡頭!注意其中最重要的就是光線了。雖然不是明星,但視訊時仍需要美麗的光線。確認大部分光線來自你的正面(顯示器後面),而不是在你身後。如果你身後有一扇窗戶,請關上百葉窗。否則會有背光的情況產生。你甚至可以購買些外接的補充光源,讓你美麗的面孔沐浴在華麗的燈光之下。
  • 有趣的事實:狂吠的狗和摔門的聲音不只是親眼見到的時候才另人感到厭煩,透過Zoom也是會造成同樣的影響!找一個安靜的空間來進行會議,關上門,並在必要時將自己靜音。

磨練你的演講技巧

我們與BoldEcho聯合創辦人兼負責人以及虛擬演示專家Matt Abrahams 進行了對談,以了解一些以Zoom進行展示的重要提示。以下是他的提示。

  • 善用工具!沒有什麼比聽人碎碎念一個小時更糟糕的事情,適時的分享一兩張的幻燈片。充分利用Zoom的協作工具。用螢幕共享,共同註記,會議中進行快速投票並在聊天中徵求反饋,將與會者以分組的方式進行討論,發送連結給及Google表單給您的與會者。盡一切努力讓您的與會者可以積極的參與您的會議。
  • 站著工作可以讓您保持精神和充滿活力。您可以使用站立式辦公桌在虛擬會議期間執行操作。如果您是站著進行會議,請嘗試使用遙控取代鍵盤和滑鼠的以取得更自然的體驗。
  • 不要太靠近鏡頭。找到最適合的定位,讓鏡頭的拍攝角度在胸部到腰部以上的範圍,而不只是露出你的臉。這是最自然的視訊角度(畢竟,在面對面的視訊會議中,您傾像看到更多,而不僅僅是與會者的臉)。這對喜愛輔助手勢的您是特別有幫助的。
  • 最好的老師就是自己~ 將您的會議影像進行記錄並重複播放。檢視自己的說話速度,去掉過多的嗯跟痾。您也可以將錄音(影)檔案發送給會對你坦誠跟給與反饋的朋友。

希望這些關於視訊會議的設定及使用資訊可以幫助您並發揮功用。
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原文參考: Video Communications Best Practice Guide (blog.zoom.us)

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