7種提高生產力和士氣的有效溝通策略

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*這不是篇教育大家該如何提高工作場所溝通效能方法的無聊文章。
在這篇獨特的報導中,我們匯集了研究數據、流行趨勢和個人體驗,帶給您最佳綜合報告並為您提供可直接套用在貴公司最有效的溝通策略!

就從這邊開始吧!

為什麼有效的工作場所溝通策略是不可少的呢?

有效的溝通策略對工作環境的影響有無數的好處。當大家覺得自己的心聲被聽到時,這樣的溝通模式創造了一個積極正向的工作氛圍。快樂的員工能夠組成一個正向又績效良好的團隊。

恰當的溝通有助於案子能在最快的時間內完成。相反的,溝通不良導致錯誤,這直接的影響了案子的推動速度和工作質量。好的溝通讓大家更樂於分享意見,並帶來更多的創意。

總之,有效的內部溝通可以提高士氣和生產力,建立員工彼此之間的信任,增加忠誠度,亦能防止出現重大問題(如訴訟)。

如何改善溝通?

最近的一項研究顯示,在美國有79%的員工表示,他們較喜歡透過辦公室的人脈連絡管道取得資訊,而不是企業的官方公告。根據同一份報告,49%的員工對高級管理階層溝通的方式感到不滿,這會讓員工失去向心力。

原因如下:
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資料來源:哈佛商業評論

據上述研究,公司領導者改善溝通的最簡單方法是認可員工的成就,給予明確方向,花時間與員工會面,並創造開放環境與下屬交談。

七種您今天就可以使用的有效溝通策略

1. 在企業內部使用正確的工具

記得HBR的研究提到第二個最常見的溝通問題便是沒有給出明確的指示?如果在沒有給員工提供任何指導的情況下,只是“告訴”你的員工要做多少事,將會是一個大問題。

幸運的是,好用工具可以幫助您解決這個問題。太多的工具協作工具及平台可能會造成混淆。以下就是我建議的提出三個工具,每個工具都有一個非常特定的目的:

  1. Monday,項目管理工具
  2. Slack,聊天通訊工具
  3. Zoom,多方視訊通訊工具

Monday – 一項可以協助您輕鬆管理跨團隊的項目,而不會出現任何漏洞。

直覺的設計,可以讓你一眼就看出每個人的工作內容。他允許您從世界任何地方與您的團隊聯繫,並將任務添加或到拖放電子表格中,減少了電子郵件往來和節省電話通訊的時間。

雖然您可以在Monday的平台上直接安排個人任務,但我還會希望有一個“聊天室”可供員工互動。如果您還沒有聽說過,Slack是一款非常出色的雲端協作工具,可以讓您的團隊中的每個人都能輕鬆的被連結。當然,一旦你是一個高度Slack用戶,有各種捷徑可以進一步提高你的工作效率並節省時間。查看Slack的使用訣竅 Noah Kagan提供。

Zoom有一個跨平台的聊天功能,如果你想將你的三個協作工具變成兩個,就絕對值得您一試。此外,Zoom可以介接Slack,讓您可以直接使用這兩種工具進行無縫聊天以滿足體驗。

現在,您可以輕鬆地在線交流任務和項目(謝謝Monday!),並且您的整個團隊正在通過聊天互相交談(Slack)。你現在唯一需要的是一種視覺化的溝通方式。

了解(Zoom)

如果員工或團隊成員在不同的國家/地區使得召集董事會中的每個人快速更新新項目幾乎是不可能的。哎呀,想想即使每個人都來自同一棟大樓的不同部門可能都很困難。

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Zoom是一款功能強大的軟體,允許員工通過視訊會議進行連結。安排線上會議,提供內部線上培訓,為合作項目安排Zoom的線上會議室,或直接在會議室中,讓與會者可以與發言人聯繫。視訊是一種比音訊更佳與同事交流的溝通方式,它提供了一個更好的溝通渠道。

最後一項提示 – 我喜歡使用Calendly安排跨不同時區的會議。這樣你可以避免來回搜尋正確的時間。

事實是,市面上可以用來促進公司交流方式的工具很多。但是前面介紹的三種工具是之中最優秀的!

2. 鼓勵雙向溝通

雖然並非所有的溝通都需要雙向進行,但仍需要提高它的互動性。例如,鼓勵員工提出問題或表達自己的意見有助於他們感覺到被肯定,進而提高績效。(和犯更少的錯誤。)

那麼,如何創造適當的環境來鼓勵上級和下屬之間建立有建設性的雙向溝通呢?

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最簡單的方法是建立經常性會議來討論員工(和管理階層)的工作。做到這一點的最佳方式是超越書面溝通,並使用Zoom進行面對面的視訊會議。

首先,詢問員工她覺得本次工作滿意的重點,並盡可能請她提供更多的細節。您也應該提供積極的反饋。然後,問她下次可能有什麼變化。您也應積極地參與建議並提供可能進行的改變。這樣的方法有很多優點:了解彼此的喜好,同時也幫助您的員工建立信心和設定目標。

此外,研究表明,大多數人們喜歡有建設性的意見,而非僅是言語上的讚揚或認可。具體地說,研究表明,學徒喜歡積極的反饋,而勝過於來自專家的建議。

向同事提供有效的反饋是一種藝術,如果被妥善地執行,它可以加強人際關係,改善工作環境。

3. 安排週期性(或每日)會議

自2014年以來,我就在家一直穿著睡衣工作,這樣的說法是很真實的:一旦你開始使用好用的工具取代實體會面,你就回不去了。但儘管我人不在辦公室,我仍然希望看到同事們的笑臉,並經常與他們聯繫。視訊會議是實現這個目標的最佳途徑。

安排一個精實且具體的議程(如一個10-15分鐘的快速通話),有很多優勢,不僅每個人可以簽到,還可以以這種方式打好基礎,幫助團隊成員保持聯繫,強化目標,保持溝通渠道的暢通,並確保每個人都不會漏掉任何資訊。
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組織這些定期聚會的最佳方式是什麼? 當然是使用Zoom!

透過視訊會議讓團隊合作比召開音訊電話會議要好得多。視訊會議保持每個人的注意力並減少分心。根據下方調查統計,你會驚奇的發現,當人們進行傳統的語音會議時大家到底都在做什麼!
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盡可能使用開放性問句:

  • 你上週有遇到什麼問題嗎?
  • 你過去案子執行中最滿意的是那一部分?
  • 我們如何減輕你的負擔?
  • 你下周的目標是什麼?

如果可以的話,我建議進行簡短的例行會議(10-15分鐘的討論),再加上每週一次稍微長一些時間的會議(約30分鐘),以深入探討更多開放性問題。

4. 組織獨特的團隊建設活動

Team-Building是促進組織內有效溝通的絕佳方式。

“獨特”不是要我們去舉辦大胃王熱狗比賽或是手牽手的團康活動。密室逃生或是鋼索飛行可能是你更好的選擇。團隊氣氛的建立提高了生產力和參與度 根據蓋洛普2017年的一份報告,美國70%的員工沒有組織這樣的活動,而有這麼作的公司通常可以獲得2.5倍的收入! 附註:蓋洛普將這樣的員工定義為熱心並致力於工作,並以積極的方式為其組織做出貢獻的人員。

準備好建立你的團隊向心力並增加收入了嗎?透過改善工作場所的溝通模式,看看周圍氣氛的變化!
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這個策略在較小規模的公司也是有效的。組織每週的有趣活動,比如比薩/電影之夜或桌遊。這類的休閒活動讓來自不同部門的員工放鬆,聊天,互相了解。另外,您也可以考慮在工作時間舉辦團隊活動,因為有些人有固定的時間表,不能被耽誤。甚至可以安排每周一次讓跨部門的同仁一起吃中餐,每桌都必須有來自至少三個不同部門的同事參加。

但是如果你的團隊中的一些/甚至全部的活動都是虛擬的呢?不用擔心!

有很多虛擬的團隊建設活動可以幫助團隊成員之間建立聯繫,無論他們身處何處。例如,團隊成員可以通過視訊會議進行連接,分享討論他們自己,或是家人/寵物等的照片。這使得群組中的每個人都可以更了解彼此。

5. 優化信息流

大多數的公司,信息傳達的方式是由管理階層傳遞到基層員工;事實上,這樣向下傳遞的溝通模式降低了溝通效能。如果訊息傳遞的流程中有人不樂於分享,信息甚至可能無法進行傳達。信息如果向上流動,在傳遞的過程中它可能會因為不同原因而被扭曲或淡化。這些都是造成溝通障礙的各種因素。溝通技巧需要適應不同的需求和情況,因為有些人依靠視覺作判斷,有的人喜歡詳細描述,另外一些人喜歡依靠範例來了解情況。

如何創造一個開放的訊息流動環境?

  1. 為員工提供溝通培訓,並確保正確的信息系統已到位(例如使用Monday來管理您未完成的事項和想法)。
  2. 吸引你的員工並讓他們興奮。詢問並回答他們的問題。記住保持透明及開放的管道

我們學到了什麼?

找到您的員工和同事最容易接受的溝通方法,並了解這些方法可能因部門而異。

與任何商業項目一樣,評估溝通策略的有效性也很重要。問你自己:

  • 公司的生產力自您的計畫實施以來是穩定的,還是已經脫離了原先預想?
  • 管理階層和員工之間的溝通是否有所改善?
  • 員工的參與度?
  • 還有可能造成其他的影響嗎?

追蹤有效的溝通方式是重要的,這樣您可以看到什麼是有效的,什麼不可行,並相應地對您的執行方式進行調整。只有在這個時候,您才能靜候觀察,看您的戰略並等待它發揮它的魔力。

作者: Bill WidmerB2B內容營銷和SEO顧問,喜歡創造排名第一的世界級內容。曾與Shopify、Sumo、內容營銷學院等合作。

原文參考: 7 Effective Communication Strategies to Boost Productivity & Morale (blog.zoom.us)

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